Operations Director- Bilingual (Full-Time)
Overview
We were founded in 2009 by a doctor who attended a CCHF conference during medical school. Since then, we've developed a niche in the "City of Medicine" as a collaborative clinic providing thorough, multilingual, well-coordinated care motivated by faith in Christ.
Our clinic provides accessible, holistic health care to patients at or below 300% of the federal poverty level at two locations in Durham County, North Carolina.
Mission & Passions
We seek to meet needs not currently met in the city, in excellence, because of Jesus. We pray each person who encounters us encounters Jesus, and is changed. Our mission is to share the love of Christ by serving those in need through health care. Our vision is to be a leader in providing compassionate, comprehensive, and affordable health care, with excellence, to the underserved in our community.
JOB INFO
Job Title — Operations Director
Job Description
The Operations Director provides administrative and technical leadership across multiple sectors of the organization.
Responsible For:
Staff Management
Ensuring administrative/patient services team is collaboratively scheduled and supported, including time off requests and annual reviews
Maintaining and (as necessary) developing clinic protocols for smooth clinic operations
Coordinating with volunteer providers and the clinical operations committee for credentialing, privileging, and malpractice requirements
Serving as administrative manager for Tuesday evening clinics each week
Troubleshooting technical needs, supply requests, Epic support, etc.
Volunteer Management
Review new volunteer applications; coordinate with Executive Director & Medical Director for appropriate follow up
Ensure volunteers are welcomed with supplies and workspace for clinic shifts; receive and transmit any feedback to the Executive and Medical Directors
Assist qualified volunteers with Epic setup and training
Maintain volunteer database and scheduling tool, ensuring that shifts are filled and volunteers receive timely reminders
Project Management
Lead contact for IT vendors
Lead facility contact – address any building/equipment repair needs and plan for ongoing maintenance
Weekly mail and deposit processing
Support & coordinate donor outreach as necessary per Executive Director/Board
Patient Services Management
Collaborate with Patient Navigator to ensure patients are registered promptly, correctly, and compassionately
Ensure patient resource lists are fully up to date for clinic providers and staff
Occasional interpreting for provider appointments
Collaborate with Executive Director and Medical Director to ensure Christian Health Center materials and services are disseminated in the community
Christian Health Center es una clínica basada en la fe, que ha servido a nuestros vecinos en Durham y las comunidades cercanas desde 2009. Nuestra visión es ser un líder al proveer la atención médica compasiva, completa, y asequible a los de pocos recursos en nuestra comunidad. El/La Director(a) de Operaciones provee el liderazgo administrativo y técnico por múltiples sectores de la organización.
Es Responsable Para:
Dirección de Personal
Asegurar que el equipo de servicios administrativos/pacientes sea programado y apoyado colaborativamente, incluso las peticiones para el tiempo libre y las evaluaciones anuales
Mantener y (como sea necesario) desarrollar los protocolos clínicos para el funcionamiento clínico sin complicaciones
Coordinar con los proveedores voluntarios y la comisión de operaciones clínicas para las cartas credenciales, privilegiando, y requerimientos de la negligencia médica
Servir como director administrativo de las clínicas los martes por la tarde
Localización y corrección de fallas técnicas, peticiones de suministros, y apoyo técnico de Epic, etc.
Dirección de Voluntarios
Repaso de aplicaciones de voluntarios nuevos, en coordinación con la Directora Ejecutiva y el Director Médico para seguimiento apropiado.
Asegurar que les dan la bienvenida a los voluntarios con los suministros y espacio de trabajo para los turnos clínicos. Recibir y transmitir sus opiniones a los Directores Ejecutivos y Médicos.
Asistir a los voluntarios calificados con el entrenamiento y establecimiento de Epic
Mantener un base de datos de voluntarios y una herramienta de programación de sus horarios; asegurar que los turnos sean programados y que los voluntarios reciben recordatorios oportunos.
Administración de Proyectos
Contacto principal de vendedores de TI
Contacto principal con el gerente de instalaciones acerca de la reparación del edificio/equipo y un plan para el mantenimiento continuo.
Procesar semanalmente el correo y los depósitos bancarios
Apoyar y coordinar la comunicación con donantes como determina el Director Ejecutivo/la Junta Directiva.
Administración de Servicios de Pacientes
Colaborar con Navegante de Pacientes para asegurarse que los pacientes se inscriban puntualmente, correctamente y con compasión
Asegurar de que los listos de recursos para los pacientes estén completamente actualizados para los proveedores de clínica y el personal
La interpretación a veces durante las citas de proveedores
Colaborar con el Director Ejecutivo y el Director Médico para asegurarse que las materias y los servicios de Health Center estén diseminados en la comunidad.
Desired Qualifications:
Enthusiastic support of the mission and vision of Christian Health Center
Minimum one year staff management experience
A clear commitment to serving with discretion, humility, and compassion
Strong Spanish language skills: in person, in writing, and on the phone.
Comfortable managing a variety of people and details in changing environments. This is a hands-on position, working with providers, patients and volunteers. Expect interruptions and new situations.
Proficiency with computers (Microsoft Word, Excel, PowerPoint).
Training in Epic (electronic health record) will be required if not previously completed.
Excellent customer relations, teamwork, and communication skills.
Cualificaciones Deseadas:
Suporte entusiasta para la misión y la estrategia o visión de Health Center.
Un mínimo de un año de experiencia con la dirección de personal.
Un compromiso claro para servir con discreción, humildad y compasión.
Habilidades fuertes del idioma español; en persona, escrita, y por teléfono.
Comodidad con la administración de una variedad de personas y detalles en un ambiente de cambio continuo. Esta posición es práctica, trabajando con proveedores, pacientes, y voluntarios. Uno tiene que esperar las interrupciones y nuevas situaciones.
Competencia con computadoras (Microsoft Word, Excel, PowerPoint).
La capacitación en Epic (la historia clínica electrónica) será obligatoria si no lo cumplió previamente.
Habilidades excelentes en relaciones con clientes, trabajo del equipo, y comunicación.
